Överväga frågan om säkerhetskonferens finansiellt. Du kan göra detta som ett sätt att locka företaget, och medel från sponsorer och deltagare. Gör ekonomiska kalkyler och avgöra hur mycket pengar kommer att behöva betalas ut till deltagarna.
Kommissionen, vid sitt första möte bör besluta om programmet för konferensen, Abstrakten och krav för att lämna rapporter, tidsfristen för inlämnande. Det är nödvändigt att skicka ut inbjudningar till konferensen för alla potentiella deltagare. Vanligtvis görs detta genom e-post, och appliceras på brevet och programkraven som skall uppfyllas av de rapporter och avhandlingar. I samma skrivelse, specificera kostnaden för deltagande i konferensen. I ett följebrev, be mottagaren att meddela dig om sitt deltagande eller avslag från den. Om du accepterar, måste utländska deltagare meddela att de behöver för att hitta ett hotell.
Behandla alla inkomna uppgifter och bestämma antalet deltagare. På grundval av detta göra plats i härbärget, förbereda outs för deltagarna och göra plats för tematiska utställningar och möten.
Order inom tryckeri program med möten, ordna att skriva ut abstracts som ska presenteras för deltagaren omedelbart vid registreringen, före mötena. Du kan också beställa märken, som måste specificeras namn och patronymikon, positioner och organisationer där deltagarna.
Utifrån deltagarnas behov, utrusta ditt rum, som är värd för konferensen. Troligtvis behöver du speciell utrustning - mikrofoner, datorer, projektorer, projektionsdukar. Se till att hallen var ett tillräckligt antal eluttag.
Organisera en livsmedelskonferensdeltagare. Du kan komma överens med några caféer till mellan möten hela kunde dricka en kopp kaffe eller i närheten att åka dit för lunch.
Förbered material och dokument för distribution till deltagarna vid registreringen. Var noga med att sätta i varje uppsättning av penna, anteckningsblock programmet.